Planowanie i organizacja konferencji to poważne zadanie, które wiąże się z wieloma czynnościami oraz wymaga od organizatorów dokładnego przemyślenia logistyki i przebiegu całego wydarzenia. Niezależnie od wielkości konferencji trzeba ją wcześniej zaplanować w najdrobniejszych szczegółach. Jedną z najważniejszych kwestii jest wybór odpowiedniego miejsca, w którym się ona odbędzie.

Czym się kierować, wybierając odpowiednie miejsce na organizację konferencji?

Miejsce, w którym zamierzamy przeprowadzić konferencję, powinno spełniać szereg wymogów, ponieważ to w dużej mierze od niego zależeć będzie powodzenie całego wydarzenia. Oto co powinno być brane pod uwagę przy wybieraniu miejsca konferencyjnego:

Lokalizacja
Podstawą jest dobra lokalizacja. Organizatorom konferencji zależy przede wszystkim na tym, aby dotarła na nią jak największa liczba uczestników. Będzie to o wiele łatwiejszym zadaniem, jeżeli miejsce konferencyjne będzie dobrze skomunikowane. Nasza willa znajdująca się w warszawskim Wilanowie jest położona niedaleko od centrum miasta, łatwo można do niej dojechać również z lotniska Chopina. Jest umiejscowiona w pobliżu wielu tras autobusowych, dlatego zaproszeni goście nie będą mieli trudności z dotarciem na wydarzenie.

Parking dla gości
Większość zaproszonych na konferencję osób zdecyduje się zapewne na przyjechanie na miejsce własnym samochodem, dlatego niezwykle istotny jest obszerny parking. Nasza willa dysponuje dużym parkingiem, dzięki czemu goście nie będą musieli martwić się o to, gdzie zostawić swoje auta.

Estetyka budynku
Bardzo ważny jest także wygląd budynku, w którym ma odbywać się konferencja. Powinien on być estetyczny i utrzymany w dobrym stanie technicznym. Wszystkie sale i przestrzenie wspólne powinny mieć nowoczesne systemy oświetleniowe i duże okna, dzięki czemu będzie można zagwarantować optymalne doświetlenie. Ważna jest również klimatyzacja, która ma bezpośredni wpływ na podwyższenie komfortu wszystkich uczestników.

Odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej
Miejsce, w którym zamierzamy zorganizować konferencję, powinno dysponować odpowiednim zapleczem technicznym. Ważna jest między innymi możliwość udostępniania uczestnikom konferencji sprzętu nagłaśniającego (mikrofony i głośniki), komputera, ekranu do wyświetlania różnych materiałów, rzutnika oraz odpowiedniego oprogramowania umożliwiającego kompatybilne z nim połączenie.

Podstawowe elementy wyposażenia sali
Oprócz sprzętu elektronicznego ważne jest również podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej takie jak: stoły, wygodne krzesła czy odpowiednie podesty.

Środki ochrony indywidualnej
W czasach pandemii COVID-19 jedną z ważniejszych kwestii jest zapewnienie wszystkim uczestnikom konferencji odpowiednich środków ochrony indywidualnej. Są to między innymi płyny bakterio i wirusobójcze, mydła antybakteryjne, a także dbanie o regularne wietrzenie oraz dezynfekowanie wszystkich pomieszczeń.

Zaplecze gastronomiczne
Ze względu na to, że większość konferencji to wydarzenia trwające bardzo długo, należy pomyśleć o tym, aby miejsce, w którym organizujemy konferencję, dysponowało odpowiednim zapleczem gastronomicznym. Uczestnicy powinni mieć zapewniony dostęp do picia i jedzenia, a także kawy, dzięki czemu będą mogli należycie skupić się i skoncentrować na tym, co jest omawiane podczas spotkań.